Un cronograma, es un documento que provee de información a futuro del “como” se ejecutan las actividades y se producirán los entregables de un ´proyecto. El cronograma, nos permite llevar un control más exhaustivo de la planificación de un proyecto.

;i recomendación es que, para lograr hacer un cronograma bien estructurado y que arroje información confiable, debes estudiar primero temas de Scheduler, antes que ir directamente al MS Project o alguna herramienta similar. Hablar de Scheduler, es hablar de secuencias, ruta crítica, diagramas de red, holguras, hitos, calendarios, restricciones, traslapes y desfasamientos, proyecciones, etc.

¡Es hablar de estrategia pura!

Estrategia que, si no se adecúa a las condiciones del proyecto, hará que este termine desfasado contra su fecha de entrega. La gestión de cronograma, sin duda, define el rumbo del proyecto, hacer un cronograma no es tan sencillo como parece, debemos tener conocimientos sólidos para poder estructurar nuestro plan, de modo que podamos definir el método correcto para la ejecución de nuestro proyecto.

El cronograma es uno de los documentos más importantes de cualquier proyecto, es la base en la que el cliente, el gerente, el director y en general todos los stakeholders, confirman el cumplimiento de sus acuerdos, revisan fechas comprometidas, gestionan el avance durante la ejecución de las actividades, monitorean hitos, entregas de fases y la fecha conclusión del proyecto.

5 Aspectos Clave que debes considerar al hacer un cronograma

1.- Definir las Fases de tu Proyecto

La WBS (Work Breakdown Structure) es de gran ayuda para este paso, la WBS, también conocida como EDT, es una herramienta que desglosa el proyecto hasta niveles en los que nos facilite tanto su planeación, como el monitoreo y control de sus entregables. La WBS organiza el alcance total del proyecto y es uno de los “inputs” que más pueden aportar al desarrollo de un cronograma.

2.- Integrar Hitos al Cronograma

Un hito, no es una actividad, es un acontecimiento importante para el proyecto, por esta razón, su duración siempre será de cero días. Principalmente los utilizamos para identificar el inicio y fin del proyecto y sus fases, los entregables, suministros clave (llegada de equipo, entrega de un proveedor), un acontecimiento importante (entrega de planos, pruebas, una puesta en marcha, la entrega benéfica, un recorrido con el cliente, una auditoría, etc.)

3.- El Análisis de Riesgos

Un cronograma sin análisis de riesgos, se considera “provisional” debido a que el impacto de los riesgos, podría cambiar considerablemente el plan y las fechas comprometidas inicialmente. Esto es algo que debes considerar si deseas tener un plan realista y confiable. Lo correcto es que después de hacer un análisis de riesgos e identificar el impacto que tienen en el proyecto, se asigne un “buffer” a las actividades o incluso, al proyecto, para que en caso de que ocurran, no afecten las fechas comprometidas.

4.- Secuencias correctas

Identificar las actividades de un proyecto, no es tarea difícil, lo complejo está en secuenciarlas correctamente, parece sencillo, pero en realidad no lo es. He visto cientos de cronogramas mal estructurados y poco confiables debido a que no se asignaron las secuencias correctas.

Sin una correcta secuencia, el cronograma arrojará fechas incorrectas que se traducirán en atrasos e incumplimientos en tu proyecto y por supuesto, una gran insatisfacción de los stakeholders.

5.- Cero actividades Sueltas

Algo importante que debes saber, es que todas las actividades a excepción de la primera y la última, deben tener una secuencia predecesora y una sucesora. Naturalmente la primera no tiene predecesora (por eso es la primera) y la última no tiene sucesora (por eso es la última).

¿Por qué?

Principalmente porque si una actividad sufre una modificación, no podremos medir su impacto en el proyecto, no se dará el “efecto dominó”. Cuando todas las actividades están perfectamente secuenciadas y una de ellas sufre alguna alteración en su duración o en su fecha, impactará a todas aquellas que están unidas en el diagrama de red. Así que la próxima vez que veas una actividad “suelta” mejor asegúrate de identificar que otra actividad o hito esté secuenciada, de lo contrario, tu cronograma no aportará información confiable al momento de calcular el impacto de un cambio como tampoco al hacer proyecciones de la conclusión.

En un proyecto, no siempre la fecha fin que requieren es viable, el cronograma nos concientiza si el objetivo es alcanzable o no.